É cada vez mais comum olharmos à nossa volta e vermos pessoas demasiado atarefadas e “sem tempo para nada”. Por curiosidade, você é uma dessas pessoas?

Se sim, talvez ainda não tenha descoberto a Matriz de Eisenhower.

Esta matriz é ideal para quem procura mudar os seus hábitos e tornar-se produtivo, ao invés de uma pessoa com falta de tempo e desorganizada.

O que é a Matriz de Eisenhower e como aplicá-la?

Ferramenta desenvolvida pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, daí o nome da Matriz. Eisenhower era considerado um mestre na gestão do seu tempo e tinha uma excelente capacidade de perceber a urgência, ou não, das tarefas, realizando-as sempre no tempo certo.

“As decisões mais urgentes raramente são as mais importantes” – Dwight Eisenhower

O objetivo é atribuir uma categoria a cada tarefa que tem na sua agenda e priorizar aquelas que considera serem “urgentes e importantes”. Verá que vai conseguir otimizar o seu dia, não priorizando tarefas que não são assim tão urgentes.

Agora que já sabe para que serve a matriz e que está consciente da sua importância, precisa de começar a utilizá-la, sabe como fazer isso?

Nós ajudamos:

1. Desenhe o plano numa folha de papel, ou até na sua agenda. Faça uma linha horizontal e outra vertical, para que fique com 4 quadrantes. A linha vertical diz respeito à importância das tarefas e a horizontal à urgência.
2. Defina as suas tarefas importantes e urgentes. Coloque no primeiro quadrante da matriz apenas as tarefas que não podem ser adiadas nem deixadas para depois.
3. Defina as tarefas que são importantes, ainda que não sejam urgentes. Estas atividades, geralmente têm alguma relevância, no entanto, o prazo para as realizar ainda é longo, não precisando de lhe dar tanta prioridade no momento.
4. Defina as tarefas urgentes. O prazo de realização está a terminar, mas não são tarefas importantes? Coloque-as neste quadrante e veja quando arranja um tempinho para tratar delas.
5. Defina, igualmente, as tarefas que não são urgentes e que não considera assim tão importantes. Evidentemente, estas são as tarefas que deve deixar para último, ainda que, muitas vezes, possam parecer as mais fáceis e apelativas.

Para que a sua Matriz de Eisenhower seja um sucesso e para que seja capaz de otimizar o seu tempo, precisa que seguir alguns conselhos:

- Faça uma lista geral daquilo que tem para fazer e só depois é que as deve inserir na matriz. Tê-las escritas vai dar-lhe uma visão geral das tarefas, que pode ser-lhe útil na hora de as categorizar.

- Não encha os quadrantes com atividades impossíveis de realizar num só dia ou semana. Se não as conseguir realizar vai sentir-se frustrado e ansioso, fazendo com que as outras atividades não sejam realizadas com o rigor que necessitam.

- Não misture o pessoal e profissional. Se tiver uma vida muito atarefada, o melhor é realizar uma Matriz para cada uma das situações.

A produtividade é estimulada através da realização de tarefas, ou seja, quanto mais faz, mais se sente motivado a fazer. Siga a Matriz e vai ver que, quando vir todas as tarefas realizadas com sucesso, se vai sentir muito mais produtivo e chegará à conclusão que ainda fica com tempo disponível para aproveitar e desfrutar do seu dia.

Inês Ferreira