um facto que o futuro tende para a digitalização dos processos e adoptar comportamentos dentro das organizações que minimizem o impacto ambiental vai ser obrigatório para quem desenvolva uma atividade económica.

No que diz respeito ao processo de faturação, é bom que nos habituemos que as faturas em papel, vai passar a ser história. O futuro aproxima-se cada vez mais da vertente digital. É um caminho sem volta!

A faturação eletrónica surge neste contexto como um elemento de simplificação e automatização dos processos de negócio entre empresas, traduzindo-se em importantes diminuições em custos de contexto, como sejam, diminuição de prazos de pagamento, eficiências a nível da contabilização dos documentos e diminuição dos custos associados ao papel que se gasta.

As metas da competitividade pensadas pelos governos da europa, que passam essencialmente pelo controlo da despesa do estado, dependem fortemente de fatores ambientais e de medidas que tornem as empresas mais sustentáveis.

Segundo o relatório “The e-invoicing journey 2019-2025” da Billentis, 20% a 30% de todas as faturas em papel resultam no tratamento de exepção, resultando em custos de processamento significativos e numa perda do potencial associado a descontos e prazos de pagamento.

A Faturação Eletrónica deve ser parte integrante da estratégia de transformação digital das empresas, para os vários segmentos em que se relacionem: B2B, B2G ou B2C. (B2B : Negocio para negócio; B2G: Negócio para Governo; B2C : Negócio para consumidor)

Existem obviamente poupanças de processos óbvias e melhoria das relações entre fornecedores e compradores, e com a tecnologia ao dispor é de esperar que dentro em breve as faturas em papel não serão mais aceites. Não obstante de ainda existir um caminho a percorrer, o que acontece é que o tempo passa rápido demais e tomar medidas que não comprometam a gestão diária, devem ser tomadas o quanto antes.

O processo de desmaterialização das faturas apresenta reconhecidas vantagens como sejam:

• Reduzem o consumo de papel, logo os custos inerentes à emissão da faturação também vão diminuir;
• Ajuda na diminuição dos prazos de pagamento, atendendo ao processo de envio que é mais célere;
• Permite-nos desde logo criar um arquivo digital do histórico das faturas;
• Existe uma maior segurança e uma redução do risco de fraude;
• Permite libertar recursos para outras atividades dentro da empresa;
• Diminui a pegada ambiental

Não obstante de até 31-12-2023, sejam ainda aceites faturas em pdf, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal, o facto é que no âmbito da contratação publica e na interação com organismos do estado, a partir de 1 de janeiro de 2023, os operadores económicos devem adoptar os procedimentos específicos da faturação eletrónica. O mesmo é dizer que devem ajustar os seus programas de faturação nesse sentido.

Com a publicação do decreto lei nº 42-A/2022 de 30 de junho, as micro, pequenas e médias empresas, bem como as entidades públicas enquanto entidades contratantes, devem atualizar os seus sistemas até 31-12-2022. O caminho da implementação da faturação eletrónica na administração publica está traçado e os fornecedores das entidades publicas são obrigados a enviar as faturas nesse formato.

O sistema de faturação eletrónica EDI - Electronic Data Interchange -  (Intercâmbio eletronico de dados) deverá ser implementado nos vossos sistemas, caso tenham operações económicas que envolvam a administração pública e entra em vigor já no próximo dia 1 de janeiro de 2023.