Dicas para aumentar a produtividade? Já? Ainda não estamos de férias?

Uma melancolia invade a mente, para alguns começam as noites interrompidas por pensamentos de tarefas a fazer aquando do regresso ao trabalho.

No trânsito, caras fechadas, impacientes, semblantes cerrados. E nós também nos tornamos menos pacientes, pois os horários e obrigações regressam. Quase sem aviso.

E até revira os olhos ao ler o título deste artigo. Mais um “guru” com soluções milagrosas, que trabalha com os pés na piscina enquanto afirma que ganha milhares por mês.

Não, não é um guru, antes fosse. É até pela necessidade de saber muito mais sobre a gestão de tempo que foram lidos 11 livros sobre o tema. E então quais são as dicas para aumentar a produtividade neste regresso?

1 Foco num único aspeto

No livro “The one thing” explora-se um único conceito: “Qual é o aspeto mais importante para resolver no trabalho que ao ser resolvido, facilitaria todos os outros ou tornavam-nos irrelevantes?” Parece fácil mas até descobrir o meu demorei largas horas (ok foram dias). A partir deste pressuposto as atividades profissionais devem ser desenvolvidas centradas neste aspeto.

Simples. Mas e como lidamos com as 1.001 interrupções que temos, os outros projetos?

Trabalhando-os de forma menos focada que este aspeto. Num mundo supostamente multi-task isto é exequível? É, mas temos de fazer escolhas e isso é o que nos custa mais. Quem é especialista em algo ganha mais.

E qual é o seu aspeto mais importante?

2 Momentos por dia em “Deep Work”

Outra machadada no multi-task. Esta é uma das dicas para aumentar a produtividade que pode trazer mais resultados a longo prazo. O que defende?

Bem, mais um conceito simples, termos vários períodos por dia, no meu caso um de manhã e outro de tarde, com duração não inferior a 45 minutos, onde nos focamos nas tarefas que nos propusemos fazer, SEM INTERRUPÇÕES. Sem atender telefonemas nem ver novos mails, sem idas à máquina do café. Para quê? Para conseguirmos levar até ao fim tarefas cuja interrupção seja crítica de recuperar.

3 Motivos para agradecer por dia

No final do dia apontar 3 coisas que podemos agradecer. Pode ter sido uma conversa, um bilhete de agradecimento, o almoço saboroso, a música que ouvimos no regresso a casa. Numa altura onde a negatividade toma conta das notícias, agradecer pelas pequenas coisas ajuda a relativizar aqueles momentos onde o mundo nos parece cair em cima da cabeça (sim, vão continuar a existir)

4 Momentos por dia para consultar o email, Redes Sociais e Internet

Ui, este doeu. Alguns estudos mostram que “refrescamos” o botão do email e das redes sociais mais de 10 vezes… por hora. Para algumas pessoas o estímulo que provoca é semelhante aos das slot machines. E como é que este facto pesa na produtividade? Já parámos para pensar o que é interromper e retomar várias vezes por hora as tarefas que temos? Mesmo para ver o email? E para quê?

Com algumas exceções onde a tarefa é responder a emails, podemos e devemos para nosso bem delimitar a quantidade de vezes que o fazemos. E já agora as horas em que o fazemos. 23h, 4h da manhã será mesmo saudável a longo prazo? (e produtivo?). Definir 4 momentos no dia para estas tarefas permite-nos fazer mais entre esses períodos e pasme-se, sentir que quando se volta há novas coisas a acontecer (o que raramente acontece se estivermos sempre ligados)

5 Minutos sem fazer nada 5 vezes por dia

25 minutos?! Sim, feche os olhos, lembre-se de familiares que não vê há muito, escreva, ou respire. Não vale ver emails, enviar sms, ver vídeos. Sim pode meditar ou praticar “mindfulness” mas preferi dar-lhe uns nomes mais simples e menos comerciais.

Porque é que estas dicas para aumentar a produtividade podem ajudar?

A produtividade é o que fazemos num determinado espaço de tempo (que tendemos a aumentar) e com determinados recursos. Aumentar a produtividade não é trabalhar mais horas (até diminui em regra) e cada vez, não é fazer mais coisas no mesmo tempo. É fazer as coisas melhores e de forma eficiente. E para isso precisamos de pensar, refletir e sim de vez em quando desligar. Até os computadores precisam de reiniciar.

Em muitos estudos a gestão de tarefas e de energia demonstra que de facto para fazer rápido, (muito) e bem não há quem. Os lapsos de memória que acompanham muitas pessoas podem ser fruto deste constante “multi-task” que a curto prazo parece trazer frutos mas que nos faz esgotar rapidamente.

Algumas pessoas quando voltam das férias julgam que estão de baterias carregadas e passados alguns dias sentem-se sobrecarregadas, sentindo-se estranhas por tal suceder.

Nuno Seleiro